صفحه اصلی/ حسابداری / حسابداری مقدماتی
آموزش حسابداری مقدماتی
حسابداری از مشاغل حوزه امور مالی و بازرگانی است و شامل شایستگی های بکارگیری
مفاهیم حسابداری، ثبت رویدادهای مالی، مستندسازی و بایگانی اطلاعات حسابداری و
پرونده های مالی، ثبت اطلاعات در دفاتر حسابداری، تهیه و تنظیم گزارش ها و صورت های
مالی اساسی موسسات خدماتی و اصلاحات و بستن حسابهای دائم و موقت، حسابداری در
موسسات بازرگانی، کارپردازی در موسسات، بکارگیری مفاهیم حسابداری حقوق و دستمزد
مربوطه، تهیه وتنظیم پیش نویس لیست حقوق و مستندات مربوطه، بکارگیری نرم افزار
اکسل در حسابداری میباشد.
حسابداری فن جمع آوری اطلاعات، طبقه
بندی و تفکیک، تجزیه و تحلیل و ثبت در دفاتر جهت ارائه گزارشات است.
پس در یک کلام هدف از حسابداری
ارائه گزارشات است.
انواع گزارشات در حسابداری:
گزارشات داخلی: به گزارشاتی که به
مدیر شرکت و ذینفع ها در داخل شرکت داده می شود گزارشات داخلی یا درون سازمانی
هستند مانند گزارش سود و زیان، گزارش طرف حساب ها، گزارش چک ها و….
گزارشات خارجی: به گزارشاتی که
افراد خارج از شرکت و ذینفعان مانند سهامداران و سازمانهای دولتی مثل سازمان امور
مالیاتی، سازمان تامین اجتماعی و …. ارائه میشود که به این گزارشات برون سازمانی
گفته میشود.
به طور کلی حسابداران در جهت سیاستگذاری مالی
مدیران و همچنین جلوگیری از اتلاف مالی اقدام به گزارشات داخلی می‌نمایند.
حسابدار به کسی گفته میشود که نسبت
به تبدیل رویداد مالی به سند حسابداری اقدام می نماید و در نتیجه گزارشات مورد نظر
مدیریت و افراد ذینفع را ارائه می نماید.
وظایف حسابداری شامل: کنترل اسناد،
کنترل تنخواه گردان، صندوق دار، انباردار، کنترل مطالبات، کنترل چک های دریافتی،
کنترل چک های پرداختنی، کنترل موجودی بانک، کنترل موجودی کالا، کنترل حساب
بدهکاران و بستانکاران، طرح دفاتر قانونی، ارسال لیست بیمه، ارسال لیست مالیات
حقوق، ارسال لیست معاملات فصلی، ارسال اظهارنامه مالیاتی، ارسال مالیات بر ارزش
افزوده، دفاع مالیاتی، دفاع در کمیسیون بیمه، شرکت در جلسات مدیریت، شرکت در جلسات
مالیاتی و هرگونه امور محوله که از طرف مدیریت شرکت تاسیس شده است. در این بخش
تاکید می شود که ورود به رشته‌های حسابداری مستلزم آگاهی کامل فرد از وظایف
حسابدار است.
در این بخش به نحوه جمع آوری
اطلاعات لازم جهت انجام امور حسابداری پرداخته می شود.
منظور از اطلاعات مالی مدارکی هستند
که حسابدار طبق آن به ثبت سند می‌پردازد و ما در حسابداری دو نوع مدرک داریم:
1.
مدرک مثبته مدارکی هستند که شامل فاکتورها، رسید ها و امثال اینها که
دارای مهر و امضا و آدرس فروشنده و به طور کلی مشخص نشان دهنده محل انجام رویداد
است و برای شرکت قابل قبول است ولی در سازمان مالیاتی مورد قبول نیست.
2.
مدارک مثبته محکمه: به مدارکی گفته می شود که علاوه بر شرایط مدارک
مثبته، به صورت رسمی و طبق فرم مورد نظر امور مالیاتی است یعنی دارای کد اقتصادی
فروشنده، شناسه ملی، ستون ارزش افزوده نیز می باشد. سازمان امور مالیاتی شرط پذیرش
فاکتور ها را استفاده از فرمت تعیین شده خود قرار داده است که این نوع فرم در حال
حاضر در بین بنگاه های اقتصادی به عنوان فاکتور رسمی رایج است.
آنچه حسابداران نباید غافل باشند،
عدم ثبت اسناد حسابداری فاقد مدارک می‌باشند.
بسیاری از مدیران به دلیل عدم آگاهی
این موضوع، ضمن انجام هزینه، مدارک آن را دریافت نموده و شفاهی از حسابدار می‌خواهند
که نسبت به ثبت سند حسابداری آن اقدام نمایند، این موضوع خلاف اصول حسابداری به
شمار می رود و ممکن است در آینده خطراتی را متوجه حسابداری نماید.
حسابدار، در صورت عدم وجود هرگونه مدارک، می
بایستی حداقل به دست نوشته مدیریت اسناد و بر اساس آن سند صادر نماید. در واقع سند
حسابداری، که بدون زمان این مستند باشد، هیچ گونه ارزش نخواهد داشت و در صورت بروز
هرگونه مشکل در آینده حسابدار به دلیل عدم رعایت اصول حسابداری پاسخگو خواهد بود.
البته عملیات بانکی که توسط بانک
واریز و برداشت میشود، به دلیل وجود پرینت حساب بانکی نیاز به مستندات ندارد.
مثلا کارمزد بانکی که در جهت ارائه خدمات بانکی در طول دوره برداشت میشود یا سود
های بانکی که به حساب بانک شرکت واریز می شود، نیاز به مدارک مثبته ندارند.
به طور کلی در حسابداری بابت هر ثبت مدارک نیاز
دارد و ممکن است در یک سند سند یک ثبت یا تعداد زیادی ثبت وجود داشته باشد که
مدارک مثبته آن سند حسابداری پیوست می گردد.
برای اینکه حسابدار، بتواند سند
حسابداری صادر نماید، می‌بایست ضمن تحلیل رویداد مالی آن را تبدیل به سرفصل های
حسابداری نماید.
در واقع حسابدار با یادگیری اصول و مبانی
حسابداری نسبت به تبدیل یک رویداد عمومی به رویداد تخصصی اقدام می نماید.
برای روشن شدن موضوع به مثال زیر توجه فرمایید:
یک فاکتور به حسابداری می‌دهند که در آن نوشته
شده خرید میز و صندلی و در پایان فاکتور آن را به صورت تسویه نقدی نشان می دهد.
حسابدار با نگاه به فاکتور متوجه، خرید اثاثیه
میشود چون طبق اصول حسابداری اثاثیه جزو دارایی ثابت محسوب می شود پس ایشان در
این تحلیل، پی به افزایش دارایی می‌برد و در ادامه چون به صورت نقدی تسویه صورت
گرفته، پس به کاهش دارایی دیگر به نام صندوق پی می‌برد و بر اساس موارد گفته شده
سند را صادر می نماید.
تجزیه و تحلیل درست، سبب ثبت سند
صحیح می شود و اگر حسابدار تحلیل اشتباهی داشته باشد، سند را به اشتباه صادر فلذا
و گزارشات هم اشتباه ارائه می شود.
یک مورد مهم در تجزیه و تحلیل
رویدادها جهت ثبت سند حسابداری، داشتن اطلاعات درست می باشد و اگر حسابدار در
تفهیم مدارک مثبته مشکل دارد، لازم است با پرس و جو از کارفرما و مدیریت نسبت به
شفاف بودن رویداد آگاهی یافته و سپس تحلیل و سند حسابداری صادر نماید.
طبقه بندی حسابها که شامل انواع گروه‌های دارایی
ها، بدهی ها، سرمایه، درآمد، فروش و هزینه بوده نیز بایستی بعد از تجزیه و تحلیل
مورد نظر حسابدار باشد که هر رویداد را بر اساس نوع رویداد درست و به جا طبقه‌بندی
نماید.
همانطور که در بخش های قبل اشاره
شد، حسابدار پس از جمع آوری مدارک و تجزیه و تحلیل و طبقه بندی آن اقدام به صدور
سند حسابداری می نماید.
سند حسابداری تبدیل رویداد مالی به حسابداری است
که حسابدار بر اساس علم و دانش خود آن را ثبت می نماید.
سند حسابداری به گونه‌ای علمی
نسبت یکپارچه کردن حسابها و در نهایت گزارشات استفاده می شود.
آنچه حسابدار برای ثبت اسناد بایستی در نظر داشته
باشد موارد زیر است:
1.
تاریخ: تاریخ رویداد مالی همان تاریخ سند است ولی طبق قانون حسابداری
می تواند تا ۷ روز بعد این تاریخ را صادر نماید. به عبارتی از زمان وقوع رویداد
مالی تا ثبت سند حسابداری ۷ روز فرصت می باشد. مثلا اگر رویداد
مالی در 2/5 اتفاق افتاده حسابدار می‌تواند تا 2/12 آن را ثبت نماید.
2.
شماره اسناد: اسناد هر دوره مالی از شماره ۱ و با سند
افتتاحیه شروع و با شماره گرفتن متوالی با سند اختتامیه خاتمه می یابد و سال بعد
مجددا از شماره یک شروع میشود و ادامه می‌یابد.
3.
پیوست: بر اساس توضیحات قبل حسابدار بابت ثبت های خود مدارک مثبته را
ضمیمه اسناد می‌نماید.
4. تعداد رویداد در
هر سند: هیچ گونه محدودیتی در تعداد رویدادها در هر سند وجود ندارد و حسابدار می‌تواند
چند رویداد که در یک تاریخ اتفاق افتاده را در یک سند ثبت نماید.
5. روکش اسناد: اگر
حسابداری از طریق نرم افزاری انجام می شود می توان سند را پرینت و ضمائم را به آن
پیوست و در زونکن قرار داد چنانچه امکان پرینت اسناد وجود نداشته باشد، شماره و
تاریخ سند در نرم افزار را بر روی زمان یادداشت تا موعد مناسب نسبت به روکش کردن
اسناد اقدام نماییم.
6.
بایگانی: اسناد بایستی به ترتیب ای با یک شماره باشد که ضمن حفظ
ترتیب قسمت های سنگین تر آن به اهرم ها متصل تا از پارگی و رها شدن آنها جلوگیری
شود.
پس از تجزیه و تحلیل، طبقه بندی
حسابها، حسابدار اقدام به صدور اسناد می نماید. برای صدور سند حسابداری، دو واژه
بدهکار و بستانکار، نشان‌دهنده رویداد مالی هستند.
به طور کلی و معمولاً در رویداد
مالی یک حساب کاهش و یک حساب افزایش می‌یابد که در اسناد حسابداری افزایش و کاهش
را با واژه های بدهکار بستانکار نشان می دهند. در حال حاضر اگر قریب به اتفاق
شرکتها و موسسات، جهت ثبت اسناد حسابداری از نرم افزارهای مالی استفاده می کنند.
در نرم افزارهای حسابداری کار به گونه ای قابل
توجه برای حسابداری ساده شده به طوری که اگر رویداد ها به صورت اتوماتیک بوده و با
تشریح رویداد برای نرم افزار، ثبت اسناد بدون استفاده از تحلیل حسابدار، ثبت میشود.
البته حسابدار نباید طوری از نرم
افزار استفاده نماید که اصول حسابداری را فراموش نماید. چراکه تحلیل صورتهای مالی
نیازمند دانش حسابداری میباشد.
دفاتر حسابداری:
دفاتر حسابداری برای ارائه گزارشات
می باشد یعنی حسابدار هر حساب را که ثبت می‌کند در صفحه مربوط به خود آن دفتر ثبت
می‌نماید و با مانده گیری در گردش اخر حساب از روی دفاتر گزارش می دهد. مثلا دفتر
صندوق که در آن ورود و خروج وجه به صندوق و همچنین ماند حساب نمایش داده می شود و
به این صورت گزارش داده می شود و برای مابقی حساب ها به این شکل میباشد.
در حال حاضر با ورود نرم‌افزارها به
کار حسابداری، تمام دفاتر در نرم افزارها موجود است و خود نرم افزار به طور
اتوماتیک از سند حسابداری به دفتر مربوطه منتقل می نماید. بنابراین در حال حاضر در
شرکتها از دفاتر مختلف برای گزارشات استفاده می نمایند.
